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(Excel)常用函数公式及操作技巧之六:条件自定义格式(二)

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 (Excel)常用函数公式及操作技巧之六:

条件自定义格式(二)

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 常用的自定义格式

  单元格属性自定义中的“G/通用格式“和”@”作用有什么不同?

设定成“G/通用格式“的储存格,你输入数字1..9它自动认定为数字,你输入文字a..z它自动认定为文字,你输入数字1/2它会自动转成日期。

设定成“@“的储存格,不管你输入数字1..9、文字a..z、1/2,它一律认定为文字。

文字与数字的不同在於数字会呈现在储存格的右边,文字会呈现在储存格的左边。

  常用的自定义格式拿出来大家分享

我最常用的有:

1. 0”文本” 、0.0”文本”、 0.00”文本”  等(输入带单位符号的数值);

2.  #”文本”、 #.#”文本”、 ###,###.##”文本” 等(同上);

3. [DBNum1][$-804]G/通用格式、[DBNum2][$-804]G/通用格式 等(数值的大小写格式);

4. @”文本”  (在原有的文本上加上新文本或数字);

5. 0000000  (发票号码等号码输入);

6. yyyy/mm

7. yyyy/m/d aaaa  -->ex. 2003/12/20 星期六

8. m"月"d"日" (ddd)   -->ex. 12月20日 (Sat)

9. "Subject  (Total: "0")"  -->单纯加上文字

10. "Balance"* #,##0_  -->对齐功能

11. [蓝色]+* #,##0_ ;-* #,##0_  -->正负数的颜色变化

12. **;**;**;**   -->仿真密码保护 (搭配sheet保护)

13.  [红色][<0];[绿色][>0]  (小于0时显示红色,大于0时绿色,都以绝对值显示)

14  [>0]#,##0.00;[<0]#,##0.00;0.00  (会计格式,以绝对值形式显示)

自定义格式

Excel中预设了很多有用的数据格式,基本能够满足使用的要求,但对一些特殊的要求,如强调显示某些重要数据或信息、设置显示条件等,就要使用自定义格式功能来完成。 Excel的自定义格式使用下面的通用模型:正数格式,负数格式,零格式,文本格式,在这个通用模型中,包含三个数字段和一个文本段:大于零的数据使用正数格式;小于零的数据使用负数格式;等于零的数据使用零格式;输入单元格的正文使用文本格式。 我们还可以通过使用条件测试,添加描述文本和使用颜色来扩展自定义格式通用模型的应用。

1)使用颜色  要在自定义格式的某个段中设置颜色,只需在该段中增加用方括号括住的颜色名或颜色编号。Excel识别的颜色名为:[黑色][红色][白色][蓝色][绿色][青色][洋红]Excel也识别按[颜色X]指定的颜色,其中X156之间的数字,代表56种颜色(如图5)。

2)添加描述文本 要在输入数字数据之后自动添加文本,使用自定义格式为:"文本内容"@;要在输入数字数据之前自动添加文本,使用自定义格式为:@"文本内容"。@符号的位置决定了Excel输入的数字数据相对于添加文本的位置。

  3)创建条件格式 可以使用六种逻辑符号来设计一个条件格式:>(大于)、>=(大于等于)、<(小于)、<=(小于等于)、=(等于)、<>(不等于),如果你觉得这些符号不好记,就干脆使用“>”或“>=”号来表示。

由于自定义格式中最多只有3个数字段,Excel规定最多只能在前两个数字段中包括2个条件测试,满足某个测试条件的数字使用相应段中指定的格式,其余数字使用第3段格式。如果仅包含一个条件测试,则要根据不同的情况来具体分析。

  自定义格式的通用模型相当于下式:[>0]正数格式;[<0]负数格式;零格式;文本格式。

  下面给出一个例子:选中一列,然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令,在弹出的对话框中选择“数字”选项卡,在“分类”列表中选择“自定义”,然后在“类型”文本框中输入“"正数:"($#,##0.00);"负数:"($ #,##0.00);"";"文本:"@”,单击“确定”按钮,完成格式设置。这时如果我们输入“12”,就会在单元格中显示“正数:($12.00)”,如果输入“-0.3,就会在单元格中显示“负数:($0.30)”,如果输入“0”,就会在单元格中显示“零”,如果输入文本“this is a book”,就会在单元格中显示“文本:this is a book”。 如果改变自定义格式的内容,“[红色]"正数:"($#,##0.00);[蓝色]"负数:"($ #,##0.00);[黄色]"";"文本:"@”,那么正数、负数、零将显示为不同的颜色。如果输入“[Blue];[Red];[Yellow];[Green]”,那么正数、负数、零和文本将分别显示上面的颜色。

  再举一个例子,假设正在进行帐目的结算,想要用蓝色显示结余超过$50000的帐目,负数值用红色显示在括号中,其余的值用缺省颜色显示,可以创建如下的格式: [蓝色][>50000] $#,##0.00_);[红色][<0]( $#,##0.00); $#,##0.00_) 使用条件运算符也可以作为缩放数值的强有力的辅助方式,例如,如果所在单位生产几种产品,每个产品中只要几克某化合物,而一天生产几千个此产品,那么在编制使用预算时,需要从克转为千克、吨,这时可以定义下面的格式: [>999999]#,##0,,_m""";[>999]##,_k_m"千克";#_k"" 可以看到,使用条件格式,千分符和均匀间隔指示符的组合,不用增加公式的数目就可以改进工作表的可读性和效率。

另外,我们还可以运用自定义格式来达到隐藏输入数据的目的,比如格式";##;0"只显示负数和零,输入的正数则不显示;格式“;;;”则隐藏所有的输入值。 自定义格式只改变数据的显示外观,并不改变数据的值,也就是说不影响数据的计算。灵活运用好自定义格式功能,将会给实际工作带来很大的方便。

怎样定义格式

怎样定义格式表示如00062920020001、00062920020002只输入001、002

答:格式-单元格-自定义-"00062920020"@-确定

在工具按钮之间设置分隔线

工具栏中只有不同组的工具按钮才用分隔线来隔开,如果要在每一个工具按钮之间设置分隔线该怎么操作?

答:先按住“Alt”键,然后单击并稍稍往右拖动该工具按钮,松开后在两个工具按钮之间就多了一根分隔线了。如果要取消分隔线,只要向左方向稍稍拖动工具按钮即可。

自定义区域为每一页的标题

自定义区域为每一页的标题。

方法:文件-页面设置-工作表-打印标题-顶端标题行与左顶标题列

这样就可以每一页都加上自己想要的标题。

一个单元格内格式问题

如果我做了一个表某一列是表示重量的,数值很多在1--------------1524745444444之间的数不等。这些表示重量的数。如果我想次给他们加上单位,但要求是单位是>999999吨,之下>999是千克,其余的是克。如何办

答:[>9999]###.00,"";*,*.00"千克"

定制单元格数字显示格式

定制单元格数字显示格式,先选择要定制的单元格或区域,》单击鼠标右键》单元格格式》选择数字选项》选择自定义》在类型中输入自定义的数字格式。

如何输入自定义的数字格式:需要先知道自定义格式中那些常用符号的含意,具体可以先不选择自定义,而选择其它已有分类观看示例,以便得知符号的意义。

比如:先选择百分比然后马上选择自定义,会发现类型中出现‘0.00%’,这就是百分比的定义法,把它改成小数位3位的百分比显示法只要把‘0.00%’改成‘0.000%’就好了,把它改成红色的百分比显示法只要把‘0.00%’改成‘[红色]0.00%’就好了。

巧用定位选条件单元格

Excel表格中经常会有一些字段被赋予条件格式。如果要对它们进行修改,那么首先得选中它们。可是,在工作中,它们经常还是处在连续位置。按”Ctrl”健逐列选取恐怕有点太麻烦。其实,我们可以使用定位功能来迅速查找它们。方法是点击“编辑—定位”单命令,在弹出的“定位”对话框中,点击“定位条件”按钮,在弹出的“定位条件”对话框中,选中“条件格式”单选项成为可选。选择“相同”则所有被赋予相同条件格式的单元格会被选中。

工作表的标签的字体和大小可以更改吗

答:在桌面上点右键─内容─外观,相关的设定都在此更改。

sheet1工作表的A1、A2、A3单元格分别链接到sheet2、sheet3、sheet4

解答:

1=indirect("sheet"&row()+1&"!a1")《程香宙的解释:indirect是把文本变为单元格引用的函数row()是取当前行号。例如在a1输入该公式,则row()=1,公式里的值变为indirect("sheet2!a1"),跟=sheet2!a1同效,在a2输入该公式,则row()=2,公式里的值变为indirect("sheet3!a1")》

2使用插入-超级链接-书签-(选择)-确定

经验技巧

按“Ctrl+~”可以一次显示所有公式(而不是计算结果)。再按一次回到计算结果。

隔行用不同颜色显示,请问如何做

我想将隔行用不同颜色显示,请问如何做?

条件格式,自定义,公式, ...       格式 --> 自动套用格式,选择你想要的格式,确定。

我现找到了一种方法,即在上下两单元格格中设计不同颜色,再选中两单元格,用格式刷刷即可。

条件格式中用公式,

=mod(row()/2,color)

依次类推即可,一次设置两种、三种、四种等颜色。

将单元格设置为有“凸出”的效果或“凹进去”的效果

用条件格式=mod(row(),2)=mod(column(),2)

方法是设定单元格的边框

3楼的办法不错,但是要一个格一个格地设定,数据多了很麻烦

2楼的格式里设公式能不能搞成隔一行ao隔一行tu的形式呢?

格式—自动套用格式里就有。

凑个热闹。边框用黑白的就可以了

看来还是用条件格式更方便些!

用黑白双线边框是最简单的办法

在Excel中设计彩色数字

  用户在使用Excel处理数据时,经常需要将某些数据以特殊的形式显示出来,这样可以起到醒目的作用,使浏览者一目了然。如在某用户的Excel单元格中有“月工资”一栏,需要小于500的显示为绿色,大于500的显示为红色,则可以采用以下的方法来操作:选中需要进行彩色设置的单元格区域,选择“格式”→“单元格”,在弹出的对话框中单击“数字”选项卡。然后选择“分类”列表中的“自定义”选项,在“类型”框中输入“[绿色][<500;[红色][>=500]”,最后单击“确定”按钮即可。

  小提示

  除了红色和绿色外,用户还可以使用六种颜色,它们分别是黑色、青色、蓝色、洋红、白色和黄色。另外,“[>=120]”是条件设置,用户可用的条件运算符有:“>”、“<”、“>=”、“<=”、“=”、“<>”。当有多个条件设置时,各条件设置以分号“;”作为间隔。

定义名称的妙处

名称的定义是EXCEL的一基础的技能,可是,如果你掌握了,它将给你带来非常实惠的妙处!

1. 如何定义名称

插入-名称-定义

2. 定义名称

建议使用简单易记的名称,不可使用类似A1…的名称,因为它会和单元格的引用混淆。还有很多无效的名称,系统会自动提示你。

引用位置:可以是工作表中的任意单元格,可以是公式,也可以是文本。

在引用工作表单元格或者公式的时候,绝对引用和相对引用是有很大区别的,注意体会他们的区别 – 和在工作表中直接使用公式时的引用道理是一样的。

3. 定义名称的妙处1 – 减少输入的工作量

如果你在一个文档中要输入很多相同的文本,建议使用名称。例如:定义DATA = “I LOVE YOU, EXCEL!”,你在任何单元格中输入“=DATA”,都会显示“I LOVE YOU, EXCEL!”

4. 定义名称的妙处2 – 在一个公式中出现多次相同的字段

例如公式=IF(ISERROR(IF(A1>B1,A1/B1,A1)),””, IF(A1>B1,A1/B1,A1)),这里你就可以将IF(A1>B1,A1/B1,A1)定义成名称“A_B”,你的公式便简化为=IF(ISERROR(A_B),””,A_B)

5. 定义名称的妙处3 – 超出某些公式的嵌套

例如IF函数的嵌套最多为七重,这时定义为多个名称就可以解决问题了。也许有人要说,使用辅助单元格也可以。当然可以,不过辅助单元格要防止被无意间被删除。

6. 定义名称的妙处4 – 字符数超过一个单元格允许的最大量

名称的引用位置中的字符最大允许量也是有限制的,你可以分割为两个或多个名称。同上所述,辅助单元格也可以解决此问题,不过不如名称方便。

7. 定义名称的妙处5 – 某些EXCEL函数只能在名称中使用

例如由公式计算结果的函数,在A1中输入’=1+2+3,然后定义名称 RESULT = EVALUATE(Sheet1!$A1),最后你在B1中写入=RESULT,B1就会显示6了。

还有GET.CELL函数也只能在名称中使用,请参考相关资料。

8. 定义名称的妙处6 – 图片的自动更新连接

例如你想要在一周内每天有不同的图片出现在你的文档中,具体做法是:

8.1 找7张图片分别放在SHEET1 A1至A7单元格中,调整单元格和图片大小,使之恰好合适

8.2 定义名称MYPIC = OFFSET(SHEET1!$A$1,WEEKDAY(TODAY(),1)-1,0,1,1)

8.3 控件工具箱 – 文字框,在编辑栏中将EMBED("Forms.TextBox.1","")改成MYPIC就大功告成了。

这里如果不使用名称,应该是不行的。

此外,名称和其他,例如数据有效性的联合使用,会有更多意想不到的结果。

零值问题

在工作表中隐藏所有零值

  在Excel默认情况下,零值将显示为0,这个值是一个比较特殊的数值。如果工作表中包含了大量的零值,会使整个工作表显得十分凌乱。如果要隐藏工作表中所有的零值,可以这样操作:选择“工具”→“选项”,打开“选项”对话框,单击“视图”标签,在“窗口选项”里把“零值”复选框前面的对号去掉,单击“确定”按钮。此时,可以看到原来显示有0的单元格全部变成了空白单元格。

  小提示

  若要在单元格里重新显示0,用上述方法把“零值”复选框前面的打上对号即可。

  隐藏部分零值

  有些时候可能需要有选择地隐藏部分零值,使隐藏的零值只会出现在编辑栏或正在编辑的单元格中,而不会被打印,这时候就要通过设置自定义数字格式来实现:先按住Ctrl键用鼠标左键一一选定需要隐藏零值的单元格,然后选择“格式”→“单元格”,在“单元格格式”对话框选择“数字”选项卡,在“分类”列表框中选择“自定义”选项,然后在右边的“类型”文本框中输入“0;_0;;@”,单击“确定”按钮。

要将隐藏的零值重新显示出来,可选定单元格,然后在“单元格格式”对话框的“数字”选项卡中,单击“分类”列表中的“常规”选项,这样就可以应用默认的格式,隐藏的零值就会显示出来。

  条件隐藏零值

  利用条件格式也可以实现有选择地隐藏部分零值:首先选中包含零值的单元格,选择“格式”→“条件格式”,在“条件1”的第一个框中选择“单元格数值”,第二个框中选择“等于”,在第三个框中输入0,然后单击“格式”按钮,设置“字体”的颜色为“白色”即可。

  如果要显示出隐藏的零值,请先选中隐藏零值的单元格,然后选择“格式”菜单中“条件格式”,单击“删除”按钮,在弹出的“选定要删除的条件”对话框中选择“条件1”即可。

  使用公式将零值显示为空白

  还可以使用IF函数来判断单元格是否为零值,如果是的话就返回空白单元格,例如公式“=IF(A2-A3=0,"",A2-A3)”,如果A2等于A3,那么它们相减的值为零,则返回一个空白单元格;如果A2不等于A3,则返回它们相减的差值。

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